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BABYLISS – Projet de Dématérialisation des factures

CONTEXTE

Appartenant au groupe CONAIR, l’entreprise BaByliss est spécialisée dans la vente de produits tels que des sèche-cheveux, fers à friser ou lisseurs. La société dispose d’une solution SAP pour héberger ses processus métiers et fonctions supports à travers les modules FI CO (comptabilité, contrôle de gestion) MM, SD et WM (partie logistique). Cette solution a été déployée à travers le monde (US, France…).

MeltOne a été sollicités pour dématérialiser son processus de traitement des factures fournisseurs et plus précisément sa gestion des factures de frais généraux (électricité, transports, …). Les objectifs ? Implémenter Docuware (et son connecteur SAP), un progiciel spécialisé dans la dématérialisation des flux de saisie et le circuit de signataire tout en améliorant la traçabilité.

L’entité française du groupe est le pilote de ce projet car elle bénéficie en premier des nouvelles fonctionnalités livrées par cette extension SAP. Les autres pays seront déployés ensuite.

RÉALISATION

Un projet en deux étapes.

  • Une première étape visant à réaliser un diagnostic précis du processus d’intégration des factures fournisseurs de frais généraux (évaluation du périmètre fonctionnel du besoin, mise en lumière des mauvaises pratiques, identification des quickwins et des évolutions attendues). Celle-ci se résulte en un document détaillé des spécifications fonctionnelles concernant les interfaces entre SAP et Docuware (comptabilisation puis signature).
  • Une seconde étape plus classique de mise en œuvre des spécifications fonctionnelles en collaboration avec les spécialistes de l’extension SAP. Il s’agit d’une phase de conception réalisation suivie d’une recette utilisateur et de formation des utilisateurs finaux pour une remise à niveau des bonnes pratiques SAP.

RÉSULTAT

  1. Mise en place d’un processus moderne et optimisé sur deux sites de saisie.
  2. Optimisation du processus de traitement des factures fournisseurs et plus globalement du service de la comptabilité des frais généraux fournisseurs.
  3. Reconnaissance et passage des factures en automatiques dans l’outil SAP (l’outil disposant aussi de fonctionnalité de Machine Learning).
  4. Mise en œuvre des connecteurs interfaces afin d’alimenter la solution SAP actuelle avec les nouvelles factures Docuware et pouvoir les approuver pour paiement.
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