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Cadrage choix outil – Travel Expenses

CONTEXTE

Dans un contexte de refonte de son système d’information et de pilotage de ses frais généraux, ce groupe d’Assurances a souhaité lancer un cadrage sur le volet note de frais (T&E : Travel & Expenses).

Les objectifs ? 

Formaliser les processus métiers | Se doter d’un applicatif « cloud » pouvant couvrir ces processus | Établir une roadmap de déploiement.

RÉALISATION

Un cadrage fonctionnel (Processus : Réservation des voyages, saisie des notes de frais, workflow de validation, impacts comptables et imputations analytiques, …), la gestion du volet organisationnel (décentralisation des saisies, centralisation comptable, …). La réalisation d’une étude technique des différents progiciels du marché (Concur, KDS, Notilus, …) et l’organisation d’ateliers de rencontre avec les éditeurs. Une estimation de la couverture fonctionnelle de ces outils, la prise en compte d’une vision « Digital » de certaines parties du processus (saisie, validation sur Smartphone et tablette). Élaboration d’une roadmap de déploiement.

RÉSULTAT

Un document de cadrage et une restitution aux différentes parties prenantes du projet comprenant, la cartographie des processus cibles, l’identification d’un progiciel « cloud » cible pour ce groupe d’assurances, la roadmap, le budget et le calcul du ROI associé.