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Comment réussir votre projet S/4 HANA Cloud ?

Votre organisation a atteint une taille critique et vous devez vous doter rapidement d’un ERP simple et robuste vous garantissant un pilotage fiable, précis et réactif sur les années à venir. Vous cherchez une solution clé en main (ou presque), évolutive et qui donnera rapidement satisfaction sans nécessiter de lourds investissements, en infrastructure ou équipes DSI.
Vous avez entendu parlé de SAP et de son ERP Cloud en SaaS (Software As A Service) S/4 HANA Cloud et votre recherche vous a guidé jusqu’à mon article. Je vais donc tenter de vous aider à structurer votre approche et vous faire part de nos retours d’expérience projets pour que le vôtre soit un succès !
  1. Mais S/4 HANA Cloud, c’est quoi déjà ?

S/4 HANA Cloud est un ERP Cloud en SaaS (Software As A Service). C’est une suite complète : applicative et technique, 100% en ligne, proposant un mode de consommation à l’abonnement, facilement scalable et bénéficiant d’une constante veille technologique.

C’est un socle technique avec 3 principaux composants :

  • SAP FIORI : Cœur de l’expérience utilisateur SAP qui offre un accès natif Web et Mobile à une interface épurée, réactive et personnalisée selon notre rôle dans l’entreprise
  • S/4 HANA Cloud : Réacteur applicatif de l’ERP qui porte la gestion des processus fonctionnels et embarque une part de reporting en temps réel (‘Embedded Analytics’)
  • SAP Business Technology Platform (BTP): Plateforme d’intégration, avec l’écosystème SAP et extérieur, et d’extension, pour permettre le développement d’applications spécifiques pour répondre à des besoins propres à votre organisation

Figure 1. Principaux composants d’une implémentation S/4 HANA Cloud


Il est possible d’ajouter d’autres applications de l’écosystème SAP (SAP Analytics Cloud (SAC), SAP Ariba, Concur, SAP Successfactors, SAP Hybris, …), ou applications tiers, grâce à la capacité d’intégration de la SAP Business Technology Platform.

C’est une couche applicative au service du Métier

S/4 HANA Cloud met en avant le concept de ‘Best Practice Business Processes’ : des processus standardisés, optimisés et simplifiés , fruit du savoir-faire acquis dans les différents secteurs où SAP est présent.

Au travers de ceux-ci, S/4 HANA Cloud adresse différentes lignes de métiers :

  • Une dorsale financeavec une couverture très complète du contrôle de gestion, de la comptabilité et du règlementaire, des processus d’approvisionnements et de ventes et de la chaine logistique
  • Une composante pour la fabrication, adressant les problématiques de planification et suivi, de cycle de vie produit mais aussi la gestion de la qualité et la HSE (Environnement, santé, sécurité)
  • Une verticale sur les services professionnels permettant de gérer des activités orientées projets : cycle de vie projet, facturation en forfait ou régie, gestion des ressources et pointages, pilotage de marge par projet, etc…

Figure 2. Les thèmes des ‘Best Practices’ de S/4 HANA Cloud

La Business Technology Platform (BTP) est une PaaS (Platform As A Service) hébergée dans le cloud ayant pour objectif premier l’intégration, la centralisation et la gestion de la donnée. S’ajoute ensuite 3 services permettant d’exploiter cette donnée au mieux :C’est une connexion sur un écosystème plus large grâce à la BTP :

  • L’analytique : Bénéficier de l’entrepôt de données Cloud de SAP, de la base de données BW/4HANA et des fonctionnalités d’analytique de SAP Analytics Cloud ou SAP BusinessObject BI pour créer reporting décisionnel précis et innovant ou encore de SAP Business Planning and Consolidation pour de la planification et de l’élaboration budgétaire collaborative,
  • Les applications de développements et d’intégration : Enrichir le cœur en connectant des applications externes (catalogue d’API entrantes et sortantes normalisées mis à disposition) et en créant des applications pour gérer des cas d’usages et pratiques spécifiques à votre contexte,
  • Les technologies intelligentes: Automatiser les processus via la RPA (Robotic Process Automation), exploiter la donnée grâce à Intelligence Artificielle et du Machine Learning, la collecter avec de l’IoT (Internet of Things).

Les organisations sont de plus en plus nombreuses à transitionner vers le modèle ‘Cloud + SaaS’, en intégrant des solutions spécialisées par ligne de métier avec chacune leur propre environnement et écosystème. Elles augmentent alors le risque de fragmentation de leur paysage applicatif. C’est dans ce contexte que la BTP trouve son sens et se positionne donc comme une plateforme centrale et normalisée permettant de rassembler tous les fragments et favorisant le partage de la données entre les différents applicatifs sans pour autant amener de la complexité technique en matière d’interfaçage, d’intégration et de maintenance du paysage.

 

Figure 3. La SAP Business Technology Platform, passerelle des applications


Deux modes de consommation de la suite S/4 HANA Cloud :
 

L’éditeur propose deux modes de consommation de sa suite S/4 HANA Cloud :

  • Le Cloud ‘Publique’: La base de donnée, l’infrastructure et le logiciel sont 100% administrés par SAP et partagés par tous les clients du Cloud ‘Publique’. Les configurations, les cadres d’extensibilités, la maintenance et mises à jours sont donc entièrement conditionnées par la feuille de route et le calendrier de l’éditeur. A ce jour, le Cloud ‘Publique’ offre une couverture de base très complète pour les activités financières, de production, d’approvisionnement et de vente, les services professionnels et la gestion de projets.
  • Le Cloud ‘Privé’: Dans ce mode, la base de donnée et l’infrastructure sont dédiés à votre organisation, d’où le terme Cloud ‘Privé’. De fait, vous bénéficiez d’une plus grande couverture fonctionnelle, souplesse de personnalisation et de contrôle que dans le Cloud ‘Publique’ : plus de secteurs d’activités couvertes en standard, une profondeur fonctionnelle plus accrue et le choix d’appliquer ou non une mise à jour. En revanche, ce mode sera plus couteux, d’autant qu’il nécessite un abonnement supplémentaire auprès de l’hyperscaler de votre choix (Google, Azure, AWS, Alibaba, …) pour l’hébergement du cloud.

Vous retrouverez le terme de SAP HANA Enterprise Cloud associé à ce mode de consommation. Il ne s’agit ici que de la dénomination du service d’infrastructure (Infrastructure As A Service – IAAS) permettant d’utiliser un S/4HANA sur un cloud ‘privé’.

Le choix du mode de consommation est structurant et doit s’ancrer dans une stratégie globale opérationnelle et IT : quelle est l’ambition de croissance, d’internationalisation et de diversification d’activité ? Quel périmètre l’ERP doit-il adresser ? Quelle est la volonté d’homogénéisation et simplification des processus ? Quelle est l’appétence des équipes à s’approprier des nouveaux modes de fonctionnement ? Quelle est la stratégie IT de Cloudification et d’investissements humains, logiciels et matériels ?

Nous conseillons nos clients de réaliser une étude préliminaire pour répondre à ces grandes questions afin d’assurer que le choix répondra correctement aux enjeux et besoins de leur organisation.

  1. Comment met-on un S/4 HANA Cloud en place ?

Avec une méthodologie développée par SAP garantissant une implémentation accélérée

L’implémentation de S/4 HANA Cloud suit la méthodologie : SAP Activate, une méthodologie orientée ‘Agile’ où l’éditeur est partie prenante dans son déroulé du projet.

Elle est composée de 5 phases, chacune ayant ses objectifs et une revue systématique mobilisant l’ensemble des parties prenantes (vocabulaire SAP = Q-Gate) :

  • La phase de Préparation: Cadrage du projet, sélection des ‘Best Practices’, définition des principes structurants (architecture, lotissement projet, stratégies de migration et recette)
  • La phase d’Exploration: Intégration des équipes, découverte du pré-packaging de la solution, préparation de la configuration et identification de la conduite du changement nécessaire
  • La phase de Réalisation: Configuration, migration de données et démonstrations de la solution configurée. Cette phase est à dérouler selon une méthode agile, le prototypage favorisant une validation ou adaptation rapide des processus pré-packagés.
  • La phase de Déploiement: Recette, formation, migration et mise en production
  • La phase de Run:  Transfert des responsabilités, assistance post Go-Live

Figure 5. Cycle de vie d’un projet selon SAP Activate

Des schémas de processus décrivent le fonctionnement et les étapes de chaque ‘Best Practice’, facilitant ainsi la prise en main de l’outil par les équipes MétierIl conviendra d’activer des accélérateurs proposés par SAP au cours de chacune de ces phases :

  • Un système préconfiguré est mis à disposition dès le début d’une implémentation pour permettre les démonstrations et l’adaptation de celui-ci
  • Des Questionnaires de configuration structure l’expression de besoin Métier, guidant l’adaptation de la solution pas à pas, via le dossier de référence de configuration – SSCUI et la construction de l’intégration applicatif (cad. les interfaces), en utilisant le référentiel des API
  • Des scripts de tests sont disponibles pour structurer la recette utilisateur
  • Des documents modèles pour le suivi du backlog des demandes sont également mis à disposition
  • Pour sécuriser l’intégration et la formation des équipes, il faudra compter sur les My Learning Hub et Learning Center

En appliquant nos conseils acquis sur le terrain :

Notre expérience et nos projets S/4 HANA Cloud nous ont permis de relever un bon nombre d’accélérateurs et facilitateurs incontournables pour réussir une implémentation. Je vous les ai découpé par phase projet ci-dessous.

Phase Prepare : Sécuriser le périmètre et le phasage projet

  • Articuler les sprints (SAP Activate = méthodologie agile) autours des ‘Best Practices’ : cela assure la complétude du périmètre traité et son enchainement logique par rapport aux problématiques métiers
  • Prévoir un sprint 0: Nous recommandons un sprint préparatoire pour ancrer les principes structurants de la solution : structure organisationnelle, plan de compte, liste des interfaces, … cela facilite l’articulation des sprints suivants et évite des remises en question au cours de ceux-ci
  • Anticiper les activations techniques des ‘Best Practices’ et des versions des pays: celles-ci étant faites par l’éditeur, il faut compter un délais de prise en compte dans les plans projets (1 à quelques jours selon la demande)
  • Prendre en compte les mises à jour de l’éditeur (releases trimestrielles) dans les plannings : elles induiront de la charge (tests de non régression) et bloqueront les transports entre les environnements pendant 2 semaines, ce qui est non négligeable dans un plan projet ‘accéléré’
  • Créer un domaine dédié dans le plan projet pour la conduite du changement: le succès d’un projet Cloud réside dans l’appropriation de la solution. Il faut donc démarrer la conduite du changement au plus tôt : évaluation de la résistance au changement, définition d’une stratégie de changement, préparation d’un plan de communication, trajectoire de montée en compétence et formation, création d’ambassadeurs au sein de l’organisation interne (des ‘Champions’)

Phase Explore : Cadencer la conception de la solution et assurer son appropriation

  • Privilégier le standard: La force d’une solution Cloud réside dans son standard. Celui-ci s’appuie sur des bonnes pratiques des secteurs d’activités. et facilite la scalabilité et l’implémentation. Il faut donc éviter d’en diverger au risque de complexifier la solution et de rallonger le temps d’implémentation
  • Créer une instance d’arbitrage: Coller au standard de l’outil va générer des écarts avec les usages actuels. L’adoption des plans d’actions ou de contournements est donc primordiale à tous les niveaux de l’organisation (conduite du changement !).
  • Forcer l’appropriation des sujets : Pour renforcer la conduite du changement, nous mettons en place une instance de réunion, nommée ‘Design Review’ où nous impliquons les équipes fonctionnelles et IT internes à l’organisation dans la restitution des processus et principes d’architecture définis, dans l’animation des suivis et des prises de décisions. Cela favorise la collaboration et l’appropriation de la solution par le client

Phase Realize : Créer une dynamique de création

  • Garder des sprints de réalisation et de déploiement courts et cadencés: Produire du résultat rapidement et conserver une dynamique
  • Prendre en compte la dimension internationale: La configuration de la solution cloud se fait par localisation (version de pays). Il n’est donc pas possible de travailler sur plusieurs pays en même temps.

Phase Deploy : Exploiter les outils proposés par la suite

  • Une bonne anticipation de la migration de données: Revoir les objets à migrer en amont ainsi que le nouveau de couverture de ceux-ci et les besoins opérationnels. Le cockpit de migration mis à disposition dans l’outil est un très bon support pour cette activité.
  • Utiliser Enable Now, la solution d’E-learning de SAP pour compléter la conduite du changement et la formation des utilisateurs

Phase RUN : Planifier le changement

  • Une approche positive des montées de versions: anticiper les mises à jour, positiver et communiquer sur la valeur créée et en faire bénéficier les métiers le plus rapidement possible
  • Un plan de déploiement cohérent: organiser des périmètres de déploiements cohérents entre eux pour continuer à tirer profit des accélérateurs
  1. Conclusion

Les solutions ERP Cloud comme S/4 HANA Cloud bousculent le monde de l’ERP. Elles nécessitent un changement de mentalité (adhérence à un standard), d’avantage de flexibilité métier et IT et de nouvelles méthodologies mais offrent un apport de valeur significatif en terme de coûts, d’efficacité et d’évolutivité :

  • Elles ne nécessitent aucun investissement en infrastructure mais proposent des services sous formes d’abonnements
  • Elles ont un temps de configuration et de déploiement plus court
  • Leur prise en main par les utilisateurs finaux est plus simple, accessibilité Web oblige
  • Vitrines du savoir-faire des éditeurs en matière de service, les innovations sont régulières et propositions de valeur

Vous êtes à la recherche d’informations et de conseils sur S/4 HANA Cloud ? Vous souhaitez réaliser un cadrage pour étudier si S/4 HANA Cloud répond à vos enjeux et besoins ? Vous voulez implémenter S/4 HANA Cloud ? Nous pouvons vous accompagner ! Contactez-nous à contact@meltone.com. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les plus brefs délais.

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