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Comment optimiser sa clôture financière avec BlackLine ?

Les activités liées à la clôture financière sont de plus en plus chronophages, ayant un impact direct sur le délai de production des rapports financiers. Ceci est souvent dû aux nombreuses tâches manuelles, le manque de visibilité sur le statut des tâches de clôture et le manque d’accès aux données en temps réel.

Différentes personnes sont souvent impliquées dans la clôture financière, sans qu’il y ait une gestion centralisée ou standardisée à travers les zones géographiques ou divisions de votre entreprise. Cela peut engendrer un manque de visibilité sur les « bottlenecks » ou sur les dépendances entre les différentes tâches, ce qui peut fortement impacter votre processus de clôture.

Le manque d’automatisation est souvent une cause de perte de temps, car les tâches de clôture peuvent prendre du retard à cause de processus manuels liés aux activités répétitives sans valeur ajoutée, ou si une personne clé est en congés ou absente du bureau.

De nombreuses organisation financières rencontrent des difficultés pour obtenir de la visibilité en temps réel sur leur processus de clôture, et ne sont jamais à l’abri de mauvaises surprises en toute fin de mois.

Pour toutes ses raisons non exhaustives qui impactent la fiabilité de votre clôture financière, BlackLine est une solution Cloud qui vous permet d’automatiser et contrôler les clôtures financières et les processus comptables, tout en répondant aux enjeux de modernisation de la comptabilité, grâce aux modules proposés :

  • Account Reconciliation : module d’automatisation et standardisation du processus de justification des comptes. Il permet notamment de cadrer les justifications et de mettre en place des workflows de validation. On y trouve des procédures et modèles de réconciliation, tout en s’assurant du respect des directives groupes et locales. BlackLine permet une centralisation des documents justificatifs et une définition des workflows d’approbation avec une séparation intégrée des tâches en vue d’améliorer les processus de contrôle interne. Une fois les comptes certifiés, ils sont verrouillés afin d’éliminer tout risque de modifications non autorisées. Il est également possible d’automatiser un certain nombre de règles pour certifier automatiquement des comptes selon des cas de gestion définis et ainsi dégager du temps aux comptables pour qu’ils puissent se focaliser sur les activités qualitatives.
  • Task Management : calendrier de clôture automatisé où l’on peut organiser, attribuer et suivre les différentes tâches à réaliser. Il est possible de planifier automatiquement toutes les tâches récurrentes d’une clôture financière, en fonction des dates prévues par le groupe. La fonctionnalité de dépendances des tâches permet a création de relations hiérarchiques de sous-tâches et de garantir la bonne séquence à respecter.
  • Journal Entry : ce module est utilisé pour la comptabilisation et la validation des écritures de fin de période. Il est possible d’appliquer ce module selon 2 approches distinctes, selon les besoins exprimés : approbation des écritures avant ou après comptabilisation. Quelle que soit l’approche choisie, la mise en place de workflows permet de garantir la certification des écritures et d’intégrer les pièces justificatives correspondantes. A noter qu’il est possible d’importer en masse des écritures via des fichiers Excel dans un souci de gain de temps, et que des fonctionnalités sont prévues pour automatiser les écritures récurrentes.
  • Transaction Matching : module permettant la réconciliation de millions de transactions en quelques minutes de manière automatisée, à un niveau de granularité très fin et à partir de sources de données multiples. Il est possible d’appliquer ce module pour les réconciliations bancaires, le « matching » de cartes de crédit, et de « invoice-to-PO ». L’automatisation de la réconciliation permet aux équipes de se dégager du temps pour se focaliser sur les tâches de gestion des exceptions et d’analyse.
  • Intercompany Hub : ce module dédié aux opérations réciproques donne la possibilité de piloter les flux intercos, où toutes les transactions sont initiées, approuvées, validées et enregistrées. Une fois les transactions enregistrées, il est possible de créer les factures, puis de générer et comptabiliser automatiquement les écritures, ainsi que de générer les règlements bilatéraux
  • Variance Analysis : automatisation des flux d’analyse afin de suivre les variations des comptes et budgets/prévisions par rapport aux actuals pour les comptes de bilan et de résultat. On y retrouve une nouvelles fois les fonctionnalités de workflow, de centralisation de la documentation, et d’automatisation.
  • Compliance : doté d’une grande flexibilité de configuration tout en étant standardisé et cohérent, BlackLine Compliance assure la cohérence entre les contrôles et les attestations de conformité. A noter qu’il est possible de l’intégrer à vos systèmes de contrôle, matrices de contrôle des risques ou à vos procédures métier. Tous vos documents, projets et parties prenantes en lien avec la conformité y sont centralisés, vous permettant de gérer notamment les contrôles SOX, les audits opérationnels et informatique, les auto-évaluations, etc.
  • Reporting – data visualisation : BlackLine possède un module de data visualisation transverse à tous les modules. Il propose de nombreux rapports en standard qu’il est possible d’adapter avec une prise en main rapide. Cela peut s’avérer très utile, notamment pour des profils de type Directeur Financier ou Responsable de centre de services partagés, qui souhaitent obtenir le statut des différentes activités de clôture en temps réel.

Intégration des modules

Il est important de souligner que tous ces modules sont intégrés les uns aux autres, afin de gagner en efficacité et améliorer votre processus de clôture. Par exemple, il est possible de déclencher une écriture d’ajustement à partir du module Account Reconciliation, si l’on identifie qu’une correction est nécessaire lors de la justification du solde d’un compte. D’autre part, vous pouvez inclure dans le module Task Management les justifications à réaliser et les écritures à passer. Ou encore, vous pouvez utiliser les transactions réciproques comme justificatif dans le module de justification des comptes et générer les écritures intercos depuis le module Journal Entry.

BlackLine est conçu pour communiquer avec n’importe quel ERP, sachant que des fonctionnalités natives sont prévues pour faciliter l’interfaçage avec SAP ou Oracle. Si nous prenons l’exemple de SAP dont BlackLine est partenaire, les interfaces se construisent grâce au SAP Connector, facilement configurable.

Fonctionnalités

Cette solution répond aux enjeux de modernisation et de fiabilisation de votre clôture financière, grâce aux multiples fonctionnalités proposées, et par la capacité à vous fournir des quicks wins tels que :

– Documentation et centralisation de toutes vos activités de clôture dans une seule solution Cloud

– Collaboration à distance de toutes les parties prenantes

– Visibilité en temps réel de l’avancement des toutes les activités, permettant l’dentification de « bottlenecks »

– Automatiser les activités de clôture pour obtenir des gains de temps, transparence, et efficacité

– Assurer la continuité et le contrôle en incorporant les procédures et directives groupe, tout en respectant la ségrégation des tâches

Si vous souhaitez en savoir davantage sur nos prestations liées à BlackLine, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : amazzalovo@meltone.com

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